Penyelenggara acara adalah istilah untuk penyedia jasa profesional penyelenggara acara. Meski bisa dialihbahasakan, namun umumnya istilah aslinya tetap dipergunakan. Atau untuk mudahnya disebut EO.
Pada dasarnya, tugas dari EO adalah membantu kliennya (client) untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO. juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri.
Menurut buku EO “7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer" ditulis oleh professional Event Organizer, Yudhi Megananda, EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis memiliki definisi sebagai berikut : Usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dengan membuat acara.
Jenis-jenis EO
Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan menjadi:
· One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun.
· MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition. E.O. yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
· Brand Activation ; adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merk di kalangan konsumen, dengan berinteraksi langsung ke target marketnya.
· Musik dan Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
· Penyelenggara Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan biasanya disebut WO ( Wedding Organizer)
· Penyelenggara Ulang Tahun: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak.
· Penyelenggara Pribadi: E.O. khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi orang kaya.
· Event perusahaan, contohnya HUT perusahaan dalam berbagai format acara, employe/ family gathering, peresmian kantor baru, penghargaan pada karyawan.
· Event promosi, contohnya pentas musik oleh sponsor, eksibisi/ pameran produk, variety show oleh sponsor, presentasi produk, launching produk, sampling dan selling, dealer/ costumer gathering.
· Event pendidikan, contohnya seminar, symposium, talk show, workshop.
· Event olahraga, contohnya kompetisi olah raga professional, pertandingan olah raga semi pro, aneka lomba dan kompetisi.
· Event seni, contohnya pagelaran seni musik, pagelaran seni tari, pagelaran seni teater, fashion show.
· Event amal, berbagai pagelaran penggalangan dana, lelang untuk penggalangan dana.
· Event publikasi, contohnya konferensi pers, media gathering.
KATEGORI EVENT BERDASARKAN SUMBER DANA
1. EVENT BY REQUEST.
Penyelenggaraan event apabila ada klien yang membutuhkan jasa EO khusus untuk acaranya, yang dalam arti luas klien sudah ada budget untuk penyelenggaraan acaranya.
2. CREATE EVENT.
EO Create Event, yaitu ide, konsep awal dari EO kemudian mencari sumber dana dari sponsor, donator, proposal, penjualan tiket, dll agar konsep yang sudah disiapkan bias direalisasikan sesuai rencana.
POTENSI DAN KEBERADAAN EVENT ORGANIZER DI BATAM Vs. EVENT YG DITANGANI
Di Batam masih terbuka luas bagi EO untuk menggeluti profesinya dan menjemput bola pada EVENT BY REQUEST.
Tentunya dengan belajar pada pengalaman event yang sudah pernah ditangani dan pemeliharaan hubungan baik dengan klien sehingga nantinya akan tercipta repeat order.
